Doklady k obchodu s nemovitostí, a jak je získat  

Prodej nemovitosti je proces založený na důvěře, ale i na přísném dodržování pravidel ochrany osobních údajů (GDPR). Přinášíme krátký rozbor toho, které doklady jsou kdy nezbytné a jak je efektivně sdílet.

Správa dokladů při prodeji nemovitosti je proces, který má průvodce, a tím je makléř  

Správné načasování předání dokumentů je důležité pro efektivní průběh obchodu bez rizika zneužití vašich osobních dat. Řada dokladů je nutná pro banku, jiné pro makléře pro přípravu obchodu.   

Důležité novum posledních cca 5 let jsou ale také požadavky vyplývající ze zákona proti praní špinavých peněz (tzv. AML zákon). Jejich vyžadování je pro makléře povinnost, nemůže mu to nikdo mít za zlé. 

Fáze 1: Příprava k prodeji (makléř vyhodnocuje právní stav) s prodávajícím  

V této fázi makléř potřebuje znát "rodokmen" nemovitosti, aby mohl připravit správný prodejní balíček a předešel právním vadám.  

• Co připravit

Nabývací titul (kupní/darovací smlouva, dědické rozhodnutí).  

• Proč

Makléř musí ověřit, zda je nemovitost čistá (např. zda nejsou na podílech vázána věcná břemena či exekuce).  

• Oprávněnost 

Bez nahlédnutí do nabývacího titulu nemůže makléř zodpovědně začít s prodejem, navíc musí plnit podmínky AML zákona.

Fáze 2: Příprava smluvní dokumentace (právní servis) s prodávajícím i kupujícím  

Jakmile se najde zájemce, právník nebo makléř připravuje rezervační smlouvu a následně kupní smlouvu.  

• Co připravit

Doklady totožnosti (OP/pas), listinu o bezdlužnosti vůči SVJ/bytovému družstvu, případně doklady o vyvázání hypotéky či rozdělení SJM.  

• Oprávněnost 

Tyto dokumenty jsou nezbytné pro identifikaci stran a pro zajištění bezdlužnosti nemovitosti, což je základní požadavek každé banky financující koupi.  

• Citlivost

V této fázi smí makléř vyžadovat pouze to, co je nezbytné pro přípravu právních úkonů. Doklady nesmí shraňovat "pro jistotu" – mají sloužit k přímému účelu přípravy transakce.

Fáze 3: Zajištění specifických dokladů (Hypoteční úvěry, právní čistota) u kupujícího  

Pokud kupující využívá hypotéku, banka vyžaduje komplexní prověření.  

• Co připravit 

Výpis z rejstříku trestů (při podezření na rizika), doklady o svéprávnosti, insolvenční výpisy.  

• Oprávněnost je omezená 

Uvedené dokumenty jsou vysoce citlivé. Nikdy je nepředávejte makléři předem jen tak. Makléř je oprávněn je požadovat, pouze pokud je vyžaduje konkrétní bankovní instituce nebo právník v rámci due diligence (prověrky).  

• Doporučení

Pokud je to možné, předávejte tyto citlivé listiny přímo právníkovi, který transakci připravuje, nebo je vložte do advokátní úschovy. Banka má svá vlastní pravidla pro práci s doklady, i ona musí řešit AML zákon. 

Kdy je požadavek na konkrétní dokument od makléře oprávněný a kdy nejspíše nadbytečný

Jak bezpečně sdílet doklady  

1. Digitální cesta  

Využívejte zabezpečená úložiště. Nikdy neposílejte citlivé doklady (např. OP obsahující rodné číslo) běžným e-mailem v otevřené podobě. Pokud již e-mail použijete, soubory zašifrujte a heslo sdělte jiným kanálem (např. SMS).  

2. Omezení digitální stopy  

Pokud makléře žádáte o výpis z katastru, nechte jej, aby jej obstaral přímo online – nemusíte mu nic posílat, on získává "veřejnou" informaci o vašem majetku.  

3. Princip minimality  

Pokud po vás makléř žádá doklad, ptejte se: "K čemu přesně bude tento dokument použit a kdo k němu bude mít přístup?" Pokud vám nedokáže odpovědět nebo odpověď není spojena s konkrétním krokem v kupní smlouvě, je požadavek nadbytečný.  

4. Skartace  

Po úspěšném ukončení prodeje mají makléř i realitní kancelář povinnost (dle GDPR) vaše citlivé dokumenty buď skartovat, nebo je vymazat z úložišť, pokud je k tomu neváže jiná zákonná povinnost (např. archivační lhůty dle zákona proti praní špinavých peněz).

Dokládat, být ostražitý, ptát se, očekávat vysvětlení   

Makléř je profesionální průvodce. K požadavkům na jednotlivé doklady jej vede jeho povinnost. Pokud využívá kvalitní realitní SW (např. Poski REAL), shraňuje jen ty dokumenty, které jsou nezbytné a vyžaduje je vždy ve správný čas. Také archivace a skartace pak probíhá bezpečně.   

Přesto přese všechno se může klient, a to jak prodávající, tak kupující, cítit při naplňování požadavků makléře na ty či ony doklady nepříjemně. Je to pochopitelné. Nikdo se nemůže divit, že se dožaduje vysvětlení. Makléř by mu měl přesně a trpělivě, bez emocí, sdělit vysvětlení právního účelu k obstarání konkrétního dokladu.   

Profesionální makléři jsou v tomto směru školení, na dotazy klientů znají odpovědi. A bez váhání je poskytnou.

Ing. Bc. Pavel Rakouš - realitní glosátor s 30letou praxí na MMR